New Tech. Pour gagner du temps, il faut écrire des emails plus longs
EMAIL. Passer plus de temps a écrire un mail clair permet d’économiser sur le nombre de réponses qu’il faudra faire après.
Présentée ainsi, la méthode paraît contre-intuitive. Mais à y regarder de plus près, elle n’est pas dénuée de bon sens.
Pour perdre le moins de temps possible avec ses emails, il faut les écrire concis, n’est-ce pas ? « Faux », répond le professeur en sciences de l’informatique à l’Université de Georgetown, Calvin Newport. Pire, il faut écrire de longs emails, préconise-t-il, afin d’éviter les frustrations et… gagner du temps. Expert en productivité auteur de « Deep Work : Rules for Focused Success in a Distracted World », Cal Newport promeut une méthode qu’il appelle « process-centric email ».
Comment ça marche ? Avant même d’envoyer un email et donc de lancer un fil de discussion, il faut définir l’objectif que vous cherchez à atteindre. Par exemple : boire un café avec tel collègue. Le but ici, c’est d’arriver à ce rendez-vous en ayant échangé le moins d’emails possible avec votre collègue.
Donc, au lieu du simplement suggérer « on se voit ? » vous devez écrire des propositions concrètes et expliquer clairement ce que vous êtes en train de faire. Exemple : « je suggère qu’on se rencontre à tel café, voici une liste des créneaux qui m’arrangent sur les deux prochaines semaines. S’il y en a un qui te convient, je considérerai ta réponse comme une confirmation que le rendez-vous est pris ».
Cal Newport suggère même d’anticiper une réponse négative dès ce premier email, en précisant : « si aucun de ces créneaux ne fonctionne pour toi, appelle-moi à tel numéro, entre telle heure et telle heure, pour que nous trouvions un arrangement ».
Gagner en productivité
Bien évidemment, rédiger un tel email prend plus de temps que de simplement envoyer « on se voit ? ». Mais cet argument, Cal Newport le balaye en répondant que grâce à ce premier long email, vous vous épargnez une longue liste d’autres emails qu’il faudra recevoir, ouvrir, et auxquels il faudra répondre.
Grâce à cette méthode, Cal Newport fait valoir que les visites sur votre boîte mail vont durer plus longtemps, mais qu’elles seront surtout plus rares, ce qui vous laissera de plus longues plages de productivité.
De son aveu, se contraindre à cette technique n’est pas chose facile, et lui-même retombe parfois dans la facilité des emails courts et rapides… Mais il se dit néanmoins heureux lorsqu’il applique sa propre méthode. Pourquoi pas vous ?
